Como ser organizado trabalhando de forma remota?
Aqui na Idopter Labs desde muito antes da pandemia sempre nos organizamos pensando em sermos um time 100% remoto e distribuído. Sabemos que essa não era a realidade da grande maioria das empresas que precisaram passar por uma rápida adaptação e mudar toda a sua dinâmica presencial para o trabalho remoto durante esse período.
Desde o início a Idopter Labs tínhamos a premissa da autonomia e responsabilidade, duas características que julgamos fundamentais para que o trabalho remoto funcione bem. Sempre mencionamos a célebre frase do tio Ben (tio do homem-aranha) - "Com grandes poderes vêm grandes responsabilidades".
Essas características são um pré-requisito para que a dinâmica do trabalho na Idopter Labs funcione de forma leve e produtiva. Mas só isso não basta, precisamos estar muito mais organizados com as atividades, compromissos, foco, entre outros desafios que as pessoas descobriram no “trabalhe de onde você quiser”.
Então perguntamos aos Idopters quais ferramentas eles utilizam para organizar o dia e resolvemos compartilhar algumas dessas recomendações, até porque foram muitas! Para não estender muito o post, dividimos em 2 categorias (Agenda e Lista de Tarefas) e espero que as dicas ajudem a turbinar a sua organização, tornando o seu dia mais produtivo.
Agenda
É praticamente impossível organizar o trabalho remoto sem uma agenda. Se você não quer se perder nos compromissos, atividades e sua disponibilidade, você definitivamente precisa ter uma agenda organizada.
Foi unânime, e não poderia ser diferente, pois essa é uma das nossas ferramentas oficiais e primordiais, o Google Agenda. Abaixo temos alguns comentários dos Idopters sobre o uso:
“Uso bastante para organizar meus compromissos no dia a dia, assim como saber onde e quando irá ocorrer uma compromisso.” - Tiago Danin
“Manter organizados os compromissos do dia, não apenas os profissionais, mas também os pessoais, pausas, atividades de rotina, tempo para se dedicar às tarefas, assim que eu uso e me ajuda muito a entender o que vou precisar focar em cada momento. Adicionar a descrição ou um link para algum material que vai ser usado naquele compromisso ajudam a não perder tempo, pois o básico daquele compromisso estará lá!” - Paulo Igor
“Antes eu fazia anotações de reuniões em um bloco de notas e salvava com a data da reunião. Muitas vezes, eu queria encontrar uma anotação específica e era trabalhoso abrir cada nota para ver o que foi anotado, e ler quase tudo para garantir que realmente não estava ali o que eu procurava. Com o Google Agenda eu uso a sugestão de Notas que é oferecido quando vamos agendar uma reunião. Comecei a organizar tudo o que era discutido no mesmo documento, que pode ser compartilhado com o time e fica vinculado ao compromisso na agenda.” - Raquel Braz
Ainda nessa categoria temos uma outra ferramenta usada por alguns Idopters que ajuda bastante a turbinar a organização da agenda, é o Reclaimai.
Essa ferramenta é um agendador inteligente que ajuda a organizar automaticamente horários para tarefas e rotinas do dia a dia. Usando essa ferramenta junto com o Google Agenda, você consegue alterar compromissos na sua agenda e o Reclamai automaticamente re-organiza as demais atividades e rotinas que foram programadas através dele, facilitando muito o gerenciamento dos seus compromissos do dia a dia e poupando bastante do seu tempo.
O Reclaimai possui uma série de outros recursos, integrações e permite tanto a utilização individual, como por time, facilitando a organização dos compromissos que necessitam de mais pessoas do trabalho.
Vamos ver o que os Idopters disseram sobre o uso desta ferramenta:
"Integra com o Google Calendar, você pode sincronizar todos os seus calendários, fazer os compromissos pessoais aparecerem no seu calendário do trabalho, por exemplo, para travar horários onde você não estará disponível. Se usado pelo time, pode ser possível fazer o smart scheduling de 1:1 onde a IA acha o melhor horário para o 1:1 nos calendários das duas pessoas envolvidas, fazendo com que tenha longos blocos de deep work e que não sejam quebrados com várias reuniões..." - Isabelle Samways
"Essa ferramenta integrada a minha agenda facilitou muito o gerenciamento e a estabelecer espaços no dia para atividades de rotina durante a semana como, por exemplo, responder mensagens, organizar as atividades para os próximos dias, tarefas que estão planejadas para serem realizadas em um dia específico, o Reclaimai encontra um espaço e adiciona na minha agenda automaticamente, poupando um bom tempo do dia." - Paulo Igor
Lista de Tarefas
Todos os dias temos uma lista de coisas para fazer, entretanto devemos saber que nem sempre será possível fazer tudo, por isso é importante gerenciar o seu dia e se organizar de acordo com as prioridades.
Prioridade é uma palavra importante aqui, pois terão tarefas que serão prioritárias devido um prazo específico, outras por causa de uma dependência, ou pelo resultado esperado com a conclusão. Assim, você pode organizar a sua lista pessoal para ser objetivo e ter um dia produtivo.
Nada mais recompensador do que ver, ao final do dia, várias tarefas realizadas. Entretanto, é importante não ficar frustrado quando não consegue realizar o planejado, o objetivo não é vencer a lista sempre, mas saber que está realizando algo todos os dias e com foco no que é mais prioritário, aos poucos você vai entender sua produtividade e ir organizando pela importância e de acordo com o seu dia.
Os Idopters recomendam duas ferramentas nessa categoria, que é o Todoist e o Google Tasks.
"Uso o todoist como uma ferramenta de "backlog" de tarefas, eu consigo organizar quais as tarefas eu pretendo resolver no dia, agendar outras para outros dias, organizar por projetos/categorias, adicionar comentários nas tarefas para lembrar de mais detalhes e permite integrar com a agenda e alocar os espaços na agenda para resolver algumas dessas atividades." - Paulo Igor
"Dentro do Google Agenda, existe uma coluna à direita com alguns aplicativos utilitários. O aplicativo Tarefas serve para gerenciar tarefas pendentes de forma integrada ao calendário permitindo colocar título, detalhes e data/hora a ser finalizada. Costumo usar para gerenciar as tarefas pendentes, como uma “To Do List”. Tem a função de lembrete e sinaliza se uma tarefa está atrasada." - Lourenço
O próprio Reclaimai, que já foi mencionado neste post, possui o recurso para gerenciar tarefas, inclusive fazendo o trabalho de encontrar um espaço na sua agenda automaticamente para deixar tudo organizado.
Ainda tem os que prefiram a opção mais simples de todas, o velho papel e caneta, deixando a sua lista de tarefas sempre organizada.
Conclusão
Independente das ferramentas que você usa, o mais importante é saber que o tempo é limitado, não dá para ficar focado 100% do tempo como se fosse uma máquina de trabalhar, e muito menos tentar resolver tudo de uma vez.
Ter a visibilidade do que precisa ser feito e organizar as atividades de acordo com o seu dia e prioridades, vai ajudar a entender o quanto os dias foram produtivos e também aprender como melhorar a cada dia a sua organização.
Sempre terão aqueles dias em que não vamos conseguir alcançar o que foi planejado e esse pode ser um sinal que você precisa de um descanso, ou relaxar um pouco mais.
Aqui na Idopter Labs estamos sempre apoiando uns aos outros e buscando melhorar a nossa dinâmica de trabalho, para que as coisas estejam organizadas e que os dias sejam produtivos.
Essa preocupação com um ritmo sustentável de trabalho é que ajuda os nossos times a buscarem soluções incríveis para os nossos clientes todos os dias.
Caso você ainda não conheça a Idopter Labs, nós somos uma empresa de consultoria em desenvolvimento de software com o objetivo de transformar ideias em negócios digitais rentáveis. Prezamos pela transparência, objetividade e agilidade. Estamos no mercado desde 2016 e, desde então, ajudamos diversos clientes em suas iniciativas nas mais diferentes indústrias. Entre em contato conosco e siga nossas redes sociais @idopterlabs. Será um prazer construir soluções incríveis com você.
